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<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Hello Extension Faculty!</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Welcome to <b>Annual Review Season 2026</b>! I wanted to share some key information up front to help make this process as smooth as possible.</div>

<div style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<b>A few important highlights:</b></div>

<ul data-spread="false">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

We will be using the <b>same format as last year</b> (please see the attached <i>

APR 2026 Guidance</i> document).</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

<b>Monday, February 2 at 11:59:59 p.m.</b> is the deadline to have all Extension work entered in the UA Faculty Portfolio (UA Vitae) system.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

<b>Peer Review assignments</b> will be available by <b>Thursday, February 5</b>, with reviews due by

<b>Thursday, March 5</b>.<br>

As in past years, each Agent will be assigned <b>three peers</b> to review within their programmatic area.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

More details will be shared as we get closer, but the process will remain the same as last year.</div>

</li></ul>

<div style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<b>For those newer to the process:</b></div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Submitting your Faculty Portfolio is the <b>first step</b> in the Annual Review Process.</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

If you are in an <b>Agent role</b>:</div>

<ul data-spread="false">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

The Activity Input Form titled <b>“2025 Cooperative Extension Annual Review (APR)”</b> is now live on your Faculty Portfolio Dashboard.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

This step initiates your APR for peer review.</div>

</li></ul>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<b>What you’ll need to do:</b></div>

<ul data-spread="false">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

Click on <b>2025 Cooperative Extension Annual Review (APR)</b> from your Dashboard.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

Review and verify that all <b>2025 information</b> is correct and make updates as needed.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

You will not be able to select <b>“Ready for Peer Review”</b> until any required items (shown in red) are cleared. These are typically tied to activities marked as

<i>ongoing</i>.</div>

</li></ul>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<b>To clear those items:</b></div>

<ul data-spread="false">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

Verify the information and click <b>Update</b>, or</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

Edit the activity end date and click <b>Update</b>.</div>

</li></ul>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Once you select <b>Ready for Peer Review</b>, the item will be removed from your UA Vitae

<i>To Do</i> list. This step simply lets the system know your content is ready for peer review for 2026.</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

You may <b>save your work and return later</b>—you do not need to complete everything in one sitting.</div>

<div style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<b>A few additional notes:</b></div>

<ul data-spread="false">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

If you need to pull <b>AAP-5 data</b>, please submit a request through the <a title="https://arizonace.quickbase.com/nav/app/bmipv6bik/table/bmipv6buc/action/nwr?originalQid=td&page=1" href="https://arizonace.quickbase.com/nav/app/bmipv6bik/table/bmipv6buc/action/nwr?originalQid=td&page=1">

Support Tracker</a> so it can be assigned and processed.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

If you do not yet have access to Faculty Portfolio, please work with your <b>business team</b> to request access. I’m not provisioned to grant access.</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;" role="presentation" class="elementToProof">

In addition to the attached resources, seasoned Agents have shared helpful materials on Confluence, including the

<i><a title="https://arizona.hosted.panopto.com/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=867e6359-adfa-41e4-8722-b0d9016bf061" href="https://arizona.hosted.panopto.com/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=867e6359-adfa-41e4-8722-b0d9016bf061">Completing Your APR Using Faculty

 Portfolio</a></i> recording.</div>

</li></ul>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Please don’t hesitate to reach out if you have questions.</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Thanks,<br>

Kelly</div>

<div class="elementToProof" id="Signature">

<div style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<br>

</div>

<table style="text-align: left; color: rgb(64, 54, 53); box-sizing: border-box; border-collapse: collapse; border-spacing: 0px;">

<tbody>

<tr>

<td style="vertical-align: top; box-sizing: border-box;" align="left"><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);"><img title="The University of Arizona" alt="The University of Arizona block 'A' logo." src="https://marcom.arizona.edu/modules/custom/brand_generator/img/ua-sig-logo.png"></span></td>

<td style="line-height: 1.2; vertical-align: top; color: rgb(73, 80, 87); width: 500px; box-sizing: border-box;" align="left">

<div style="line-height: 1.2; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<span style="font-weight: 700;">Kelly Montez,</span></div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; display: block; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Executive Assistant to the Associate Vice President and Director</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; display: block; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Cooperative Extension</div>

<div style="line-height: 1.2; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

THE UNIVERSITY OF ARIZONA</div>

<div style="line-height: 1.2; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

<br>

</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Forbes Building</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

Room 301</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; display: block; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

1140 E. South Campus Drive, Tucson AZ 85721</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; display: block; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

520-621-7145</div>

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; display: block; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);" class="elementToProof">

kellymontez@arizona.edu</div>

<div style="margin-top: 10px;" class="elementToProof">

<div style="line-height: 1.2; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(139, 0, 21);" class="elementToProof">

<span style="font-weight: 700;"><a style="color: rgb(139, 0, 21); text-decoration: none; display: block;" class="land OWAAutoLink" id="OWA2a864943-dc08-852d-3697-70ad39273fd1" href="https://www.arizona.edu/about#:~:text=Land%20Acknowledgement">Land Acknowledgment</a></span></div>

<div style="line-height: 1.2; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(139, 0, 21);" class="elementToProof">

<span style="font-weight: 700;"><a style="color: rgb(139, 0, 21); text-decoration: none; display: block;" data-init-text="www.arizona.edu" data-init-url="https://www.arizona.edu" class="sig-item OWAAutoLink" id="OWA40e36bd1-8e82-6b99-ede6-ef3274956a62" href="https://extension.arizona.edu/">extension.arizona.edu</a></span></div>

</div>

</td>

</tr>

<tr>

<td style="text-align: left; width: 120px; box-sizing: border-box;"></td>

<td style="text-align: left; width: 500px; box-sizing: border-box;"><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(63, 0, 9); font-weight: 700;"><u><a style="color: rgb(63, 0, 9);" class="OWAAutoLink" id="OWA0139a7f1-7117-8a1b-2b13-8b2bb00cb783" href="https://www.arizona.edu/purpose-mission-values"><img title="The University of Arizona Purpose & Values. Working together to expand human potential, explore new horizons and enrich life for all." alt="Integrity, Compassion, Exploration, Adaptation, Inclusion, Determination" src="https://marcom.arizona.edu/modules/custom/brand_generator/img/signature-footer.png"></a></u></span></td>

</tr>

</tbody>

</table>

</div>

</body>

</html>